Die Pomodoro Technik - Zeitmanagement mit Biss

Die Pomodoro Technik – Zeitmanagement mit Biss

Kategorien: Business / Persönlichkeitsentwicklung & Mentales
Lesezeit: 17 Minuten

Du möchtest endlich produktiv lernen oder arbeiten, aber selbst deine Wäsche sorgt in solchen Momenten für Ablenkung? Keine Sorge, mit diesem Problem bist du nicht alleine! Wir haben für dich eine der bekanntesten Zeitmanagement Techniken, die „Pomodoro Technik“ ausprobiert, alle wichtigen Facts zusammengefasst und natürlich auch die Vor- und Nachteile herausgearbeitet. So kannst du nach unserem Blogartikel gleich produktiv durchstarten und die Technik selber ausprobieren.

Was ist die Pomodoro Technik?

Bei der Pomodoro Technik handelt es sich, wie bereits erwähnt um eine Zeitmanagement-Technik, die den Fokus auf eine Aufgabe legen soll und so der altbekannten „Aufschieberitis“ vorbeugen soll. Seien wir uns mal ehrlich, jeder hat doch schon, während man gerade eine Aufgabe erledigen sollte, stattdessen die Mails gecheckt, ein bisschen im Netz gesurft oder sich in Memes und Katzenvideos auf Instagram und Co verloren. Auch im Büro sind wir vor Ablenkungen nicht sicher. So kommt es nicht selten vor, dass die Kollegin oder der Kollege sich schnell mit dem Kaffee an den Arbeitsplatz dazu setzt und ein wenig zu plaudern beginnt. Auch ein klingelndes Telefon oder laute Geräusche von draußen stehlen uns unseren Fokus.

Hier unterscheidet man zwischen zwei Arten der Ablenkung:

  • Die innere Ablenkung:
    Diese löst in uns einen Drang aus, E-Mails, SMS etc. sofort zu lesen, oder lässt uns den Impuls verspüren, das Handy zu zücken und auf Social Media abzuschweifen.
  • Die äußere Ablenkung:
    Hierzu zählen die Kollegen, die auf einen Plausch vorbeikommen, klingelnde Telefone, aufblinkende SMS-Benachrichtigungen und vieles mehr.

Auch im Home-Office ist das oft ein großes Problem. So kann es schon einmal passieren, dass das Piepsen der Waschmaschine, der Briefträger, oder auch die Kinder, die den Permanent Marker als Schminkutensil für sich entdeckt haben, uns aus unserem Flow reißen. Dass es danach laut Studien sogar bis zu 11 Minuten dauert, bis wir unsere Konzentration wieder gesammelt haben, wird oft unterschätzt. So verlieren wir Tag ein Tag aus viele wertvolle Minuten und Stunden, in denen wir unsere Zeit mit den Dingen und den Menschen verbringen könnten, die wir lieben.

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So ging es in den 80er Jahren auch dem italienischen Studenten Francesco Cirillo. Dem Studenten fiel es sehr schwer, sich fokussiert auf seinen Lernstoff zu konzentrieren. Um dem entgegenzuwirken, begann er, in Intervallen bzw. kurzen Einheiten zu lernen, danach eine Pause zu machen und dann erneut eine Intervalleinheit einzulegen. Die Pomodoro Technik war geboren. So schaffte er es, die Konzentration für diese Zeit zu halten und effektiv seine zur Verfügung stehende Zeit zu nutzen.

Wie funktioniert die Pomodoro Technik?

Einer der riesen Vorteile der Pomodoro Technik ist mit Sicherheit die einfache Anwendung ohne viel technisches Trara. Wie bereits erwähnt wechseln sich Phasen, in denen konzentriert gearbeitet wird, mit Pausen ab. Diese Arbeitsintervalle legte Francesco Cirillo mit 25-Minuten Einheiten fest. Die darauffolgenden Pausen jeweils mit 5 Minuten. Die Intervalle benannte der Student übrigens als „Pomidori“ oder auch Pomodoro Einheit. Nach insgesamt 4 Arbeitsintervallen und 3 kurzen Pausen folgt dann eine längere Pause von 30 Minuten, in der man seine Energiereserven wieder auffüllen kann. Ein solcher Zyklus dauert gesamt 2:25 Stunden.

Zusammengefasst stellst du dir also einen Timer von 25 Minuten, egal ob auf dem Computer, dem Smartphone oder doch ganz old-fashioned mit einer Küchenuhr und arbeitest in dieser Zeit. Wenn der Wecker klingelt ist es Zeit einen neuen Timer von 5 Minuten zu stellen und eine Pause zu machen. Beweg dich ein bisschen, trinke ein Glas Wasser oder mach etwas, das dich ein wenig durchatmen lässt. Ist die Pause vorbei folgt ein erneuter Timer von 25 Minuten. Wie wir dir schon erklärt haben machst du das nun insgesamt 4 Mal.

Anstelle der letzten 5 Minuten Pause kommt diesmal allerdings eine 30-minütige Pause. Achte hier darauf, dass du nicht am PC oder bei denen Lernunterlagen sitzen bleibst, sondern du Kraft und Energie tanken kannst. Geh zum Beispiel eine Runde Spazieren. In unserem Blogartikel „Spazieren gehen: Bewegung ist gesund für Körper und Geist!“ erfährst du, welche Vorteile Bewegung an der frischen Luft außerdem mit sich bringt.

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Damit du direkt produktiv mit deinem Arbeitszyklus starten kannst und die Pomodoro Technik auch wirklich funktioniert, haben wir dir noch ein paar Tipps zur Vorbereitung zusammengestellt:

Priorisiere deine Aufgaben!

Um effizienter und produktiver zu arbeiten, solltest du dir einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben von dir erledigt werden müssen. Danach folgt die Priorisierung. Hierzu kannst du andere Zeitmanagement-Techniken, wie die ABC-Analyse oder die Eisenhower-Methode heranziehen. Diese haben wir in unserem Artikel „Zeitmanagement – Bring mit diesen Methoden Struktur in dein Leben“ für dich zusammengefasst. Vergiss außerdem nicht, danach deine erledigten Aufgaben abzuhaken. Das löst in uns ein Glücksgefühl aus! 😉

Schätze den benötigten Zeitaufwand!

Nun kannst du versuchen, grob einzuschätzen, wie lange du für jede Aufgabe benötigen wirst. Ein Tipp ist hier, dir Teilziele zu setzen. Für große Aufgaben solltest du versuchen, die Zeitintervalle mit Teilzielen zu bezeichnen. So werden zum Beispiel aus dem Task „Angebot erstellen“ die kleinen Aufgaben „Angebotsfirma recherchieren“, „Grundkonzept verfassen“ und so weiter.

Teile dir deinen Tag ein!

Nun folgt ein äußerst wichtiger Schritt: Die Einteilung des Tages. Arbeitest du zum Beispiel im Home-Office und musst zu Mittag deine Kinder von der Schule abholen, solltest du nicht vergessen, auch das in deinen Zeitplan einzukalkulieren. Um hier nicht zu viel Zeit zu verschwenden, empfiehlt es sich, die Tagesplanung schon am Vortag zu beginnen oder als erste Aufgabe in der Früh. Wichtig ist außerdem, dass du dir die Zeit auch so einteilst, dass du deine Pausen als Pausen nutzen kannst. Es bringt nichts, hier schnell Mails zu beantworten oder ein kurzes Kundentelefonat zu führen, da der Kopf sonst nicht zur Ruhe kommen kann.

Übung macht den Meister

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Darum ist es ganz normal, wenn dir die Pomodoro Technik zu Beginn vielleicht etwas schwer fällt. Mal sind die 25 Minuten viel zu kurz und man möchte einfach weiterarbeiten, manchmal dauern die 25Minuten aber gefühlte Stunden und der Kopf will einfach nicht in den Flowzustand kommen. Hier benötigt man einfach ein wenig Übung! Du wirst sehen, nach einigen Versuchen wirst auch du eine Verbesserung deiner konzentrierten Arbeitszeit bemerken und es wird dir leichter fallen, Aufgaben schneller abzuarbeiten.

Das Hauptziel der Zeitmanagement Technik ist, dass man lernt, sich einer Aufgabe voll und ganz zu widmen und sich danach auch eine wohlverdiente Pause zu gönnen, um den Kopf wieder frei zu bekommen. So gelingt es uns auch, Zeitfresser, wie unser geliebtes Smartphone für eine Zeit abzuschalten und unsere Selbstdisziplin bzw. unser Selbstmanagement wird gestärkt.

Woher hat die Pomodoro Technik ihren Namen?

Vielleicht vermutest du jetzt, dass es sich bei dem Namen dieser Technik, welche eine der bekanntesten und am häufigsten genutzten Zeitmanagement Techniken ist, wohl um einen sehr ausgeklügelten Namen mit tieferem Sinn handeln muss. Tja, aber so simpel wie deren Ausführung ist, so simpel ist auch die Namensherkunft. Francesco Cirillo verwendete für die Messung der 25 Minuten eine Küchenuhr, die die Form einer Tomate hatte. Tomate heißt auf italienisch „Pomodoro“. Tada, ein kreativer Name war geboren.

Was brauche ich für die Pomodoro Technik?

Für die Anwendung der Zeitmanagement-Technik brauchst du nicht viel. Es reichen schon die Utensilien, die du für die Erledigung deiner Aufgabe benötigst und ein Wecker, mit dem du die Zeitintervalle einstellen kannst. Eventuell kannst du noch mit Stift und Papier mit dokumentieren, wie viele Pomidori, also Arbeitsintervalle mit 5-minütiger Pause, du schon erledigt hast.

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Natürlich geht das ganze auch moderner. Du kannst die Zeit mit Hilfe einer digitalen Stoppuhr auf dem Handy, dem Computer oder deiner Smart Watch stoppen. Außerdem gibt es spezielle Apps, mit denen du deine Pomodoro-Arbeitszeit tracken und stoppen kannst. Welche das sind, verraten wir dir jetzt:

  • Flat Tomato
    Diese Timer App ermöglicht dir ganz einfach eine Zeiteinteilung deiner Arbeits- und Pausenzeit. So kannst du ganz einfach mit einem Timer die 25 Minuten starten, danach switcht der Timer auf 5 Minuten Pause. Später kannst du dir auch anhand von Diagrammen ansehen, wie erfolgreich und produktiv du warst. Außerdem kannst du aus verschiedenen Themes wählen und Aufgaben aus anderen Apps, wie deinem Kalender oder To-Do Listen importieren.
  • Brain Focus
    Diese App ist ziemlich ähnlich wie die Flat Tomato App. Sie gibt dir einen Überblick über deine produktivsten Zeiten und hat natürlich auch die Pomodoro Timer Funktion. Der einzige Unterschied ist, dass die Flat Tomato App für IOs und Brain Focus für Android Geräte ist.
  • Forest
    Diese kostenpflichtige App ist für alle, die es gerne verspielt mögen. Auch hier stellst du dir einen Timer für deine produktive Zeit. Wenn du in dieser dein Handy nicht verwendest, wächst ein kleiner virtueller Samen immer weiter, bis er zu einem Baum wird. Du kannst viele verschiedene Bäume sammeln und so deine Produktivität messen! Außerdem bringst du damit ein wenig grün in deinen Alltag. 😉 Die App ist besonders für die geeignet, denen beim Wort „Zeitmanagement“ das Grausen bekommen.
  • Plantie
    Die App Plantie ist die kostenlose Version der Forest App. Auch hier kannst du deine Zeit stoppen, sammelst Punkte, wenn du in deinen Arbeitsphasen nicht am Handy aktiv bist und kannst dir dann andere Bäume und Pflanzen kaufen. Auch hier bringt die aufgelockerte, spielerische Atmosphäre ein wenig leben in die Pomodoro Technik.
  • Be Focused
    Diese Anwendung bietet eine kompatible Version für die Smart Watch. Auch hier kannst du deine Zeit messen und deinen Fortschritt prüfen. Außerdem kannst du die Länge der Intervalle, wie bei fast allen Apps, persönlich einstellen. Du kannst außerdem deine zu erledigenden Aufgaben sammeln und so strukturiert abarbeiten. Du kannst also Schritt 1 und 2 der Vorbereitung, den wir dir weiter oben bereits erklärt haben, in der App gesammelt erledigen. Bei der App gibt es eine kostenlose und eine Pro Version, die kostenpflichtig ist.
  • Focus Keeper
    Diese App ist eine tolle kostenlose Alternative zur Pro Version von Be Focused, da du hier keine Werbung erhältst. Du kannst deine Zeit frei wählen und den Timer dann präsent am Sperrbildschirm anzeigen lassen.
  • Vitamin-R
    Hierbei handelt es sich um eine der teureren Pomodoro Apps. Allerdings kannst du hier auch deine Leistungen noch genauer dokumentieren und analysieren. Wenn du sehr oft mit der Pomodoro Technik arbeitest, ist die App wahrscheinlich trotzdem ihr Geld wert.
  • Focus
    Bei dieser App kannst du, wie bei den meisten anderen auch, deine Sessions zeitlich messen, deine Aktivitäten begutachten und sogar deine Tasks davor eintragen und managen. Die App ist kostenlos, hat allerdings eine Pro Version.

Für alle, die für ihren PC oder Laptop eine passende Anwendung suchen, haben wir auch hier ein paar Ideen gesammelt:

  • Tomatoes
    Heirbei handelt es sich um einen simplen Timer, mit dem du deine Intervalle messen kannst.
  • Tomato Timer
    Auf dieser Website findest du einen vorgefertigten Timer, bei dem du auswählen kannst, ob du ein Arbeitsintervall, eine kurze Pause oder eine lange Pause messen möchtest.
  • Pomotodo
    Diese Software kannst du sowohl am Laptop, als auch am Handy, Tablet etc. nutzen. Hier kannst du deine Arbeit planen, zeitlich messen, beenden und später in Diagrammen deinen Verlauf begutachten.
  • Pomodoro Timer Software
    Bei dieser Software, die man direkt auf der Francesco Cirillo Website herunterladen kann, handelt es sich um eine Anwendung, die deine Fokuszeit trackt und dich an Pausen erinnert.

Müssen es immer 25 Minuten sein?

Oft stellt die Dauer der Arbeitsintervalle eine Hürde für viele dar. Wenn du auch nach oftmaligem Probieren merkst, dass du etwas mehr oder weniger Zeit benötigst, kannst du sie natürlich auch anpassen. Finde einfach für dich heraus, wie lange du deine Konzentration ohne Probleme halten kannst. Die 25 Minuten, die wissenschaftlich getestet wurden, kannst du hier als Richtlinie sehen. Solltest du also deine Konzentration nur 15 Minuten halten können, dann wähle 15-minütige Arbeitsintervalle. Vielleicht kannst du nach längerem Probieren die Zeit auch ein wenig erhöhen. Vielleicht kannst du dich aber auch sage und schreibe 40 Minuten ohne Probleme auf deine Arbeit fokussieren. Auch hier kannst du die Zeit anpassen.

25-minütige_arbeitsintervall_5_minuten_pause

Wichtig ist aber trotzdem, dass du die Arbeitseinheiten nicht zu lang gestaltest und darauf achtest, dass du regelmäßig Pausen einlegst, damit du Energie tanken kannst und dein Kopf ein wenig abschalten kann.

Was sind die Vor- und Nachteile der Pomodoro Technik?

Die meisten Techniken und Methoden bringen neben zahlreichen Vorteilen auch Nachteile mit sich. Bei der Pomodoro Technik sind diese jedoch sehr überschaubar. Kritiker meinen häufig, dass die Pomodoro Technik zu unflexibel sei. Intervalle von 25 Minuten würden so manche im Arbeitsflow unterbrechen und zu verminderter Konzentration führen. Dieses Argument lässt sich allerdings leicht entkräften. Wie wir dir oben bereits erklärt haben, kannst du die Zeitmanagement Technik an deine persönlichen Bedürfnisse anpassen, solange du das Grundprinzip der Technik beibehältst.

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Ein weiterer genannter Kritikpunkt ist, dass die Technik als unrealistisch gilt. Einen gesamten Tag, durchgetaktet mit 25 Minuten Intervallen? Dies durchzuhalten ist einfach nicht möglich. Dem können wir nur zustimmen. Oft müssen Dinge spontan erledigt werden, die wir davor nicht einplanen konnten. Außerdem kann ein strikt geregelter Tag auch schnell zu Unmut und wenig Motivation führen. Unser Tipp ist hier eine „Hybrid-Variante“. Hierbei teilst du dir einen Teil des Tages mithilfe der Pomodoro Technik ein, der andere Teil kann frei von dir gestaltet werden. So bleibt eine gewisse Spontanität erhalten, du kannst aber trotzdem produktiv deine Aufgaben erledigen.

Nun aber zu den Vorteilen, die bei dieser Technik eindeutig überwiegen:

  • Längere Leistungskurve:
    Du wirst sehen, dass die geregelte Abwechslung von Arbeit und Pause dazu führt, dass deine Leistungskraft erhöht ist. Du gönnst dir und deinem Kopf während dem Tag immer wieder wohlverdiente Pausen. So hast du danach wieder die Energie, mehr zu leisten, denn Studien haben gezeigt, länger als 90 Minuten können wir uns am Stück nicht konzentrieren. Durch deine Pause verbesserst du also so deine Konzentration.
  • Mehr Zeit für dich:
    Wenn du deine Zeit produktiver und effizienter nutzt, hast du als Ergebnis mehr Zeit für dich, deine Freunde, deine Familie oder für Dinge, die du liebst. Wenn du die Pomodoro Technik in der Arbeit anwendest, kannst du so aber zum Beispiel auch mehr Zeit für dringende andere Arbeiten freischaufeln und mehr erledigen. Oder du nutzt deine neu gewonnene Freizeit gleich aus und beginnst eine Ausbildung bei uns! 😉
  • Verbesserte Selbstdisziplin und verbessertes Selbstmanagement:
    Neben mehr Zeit und besserer Leistung verbesserst du aber vor allem auch dein Selbstmanagement. Dieses leidet gerade in der heutigen Zeit durch den ständigen Informationsüberschuss, ständige und leichte Erreichbarkeit, Soziale Medien und und und. Mit der Pomodoro Technik trainierst du diese Fähigkeit und schaffst es so (hoffentlich) deine Konzentration und Impulskontrolle zu trainieren.
  • Verbesserte Ergebnisse:
    Wenn wir unserem Kopf immer wieder Pausen gönnen, schaffen wir es so mit höherer Wahrscheinlichkeit, innovativere, kreativere und gesamt bessere Lösungen zu finden. So schaffst du es, deine Ergebnisse zu verbessern, egal ob beim Lernen, in der Schule oder im Job.
  • Besserer Überblick:
    Oft fällt es uns schwer einzuschätzen, wir viel Zeit wir pro Aufgabe aufwenden müssen, um diese effizient und gut zu erledigen. Nach Anwendung der Pomodoro Technik fällt es dir leichter, deinen Aufwand besser einschätzen zu können und zu lernen, wie viel Zeit du für gewisse Aufgaben benötigst. So fällt es dir gesamt auch leichter, deinen Tag zu strukturieren.
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Wie du siehst, bringt die Zeitmanagement Technik sehr viele Vorteile mit sich, die dir deinen Alltag erleichtern werden.

Für wen ist die Pomodoro Technik geeignet?

Grundsätzlich kann jeder die Pomodoro Technik anwenden. Besonders beim Lernen kann es für Schüler und Studenten hilfreich sein, sich hier die Zeit besser einzuteilen. So schafft man es vielleicht sogar, den Lernstoff nicht nur besser zu können, sondern auch schneller geschafft zu haben. Klingt zu schön um wahr zu sein? Dann probiere es am besten doch selber einmal aus! Wichtig ist nur, nicht nach einem Versuch aufzugeben, oft braucht es ein paar mehr, um mit der Technik zurecht zu kommen! Wir versichern dir aber, es ist es wert. 😉

Für jüngere Kinder kann die Aufgabe, Arbeits- bzw. Lernintervalle und Pausen alleine und strukturiert einzuhalten oft zu stressig sein. Hier kann man versuchen, gemeinsam in den Arbeitsintervallen zu arbeiten. So werden die Kinder nicht alleine gelassen und unterstützt, können aber trotzdem gezielt Pausen einlegen und sich erholen. Mit der Zeit kann dann das Selbstmanagement gestärkt werden, indem man die Kinder immer wieder in den Arbeitsphasen alleine lässt und ein Wecker sie an das aufhören erinnert.

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Auch im Büro lässt sich die Technik anwenden. Wenn du eine längere Pomodoro Session einlegst, kannst du zum Beispiel einen Kollegen oder eine Kollegin bitten, für diese Zeit die Anrufe entgegen zu nehmen. Außerdem kannst du ein „Bitte nicht stören“-Schild vor der Tür anbringen, oder deinen Kolleginnen und Kollegen Bescheid geben, dass du nun für eine gewisse Zeit nicht gestört werden möchtest. In großen Büros kannst du auch mit Kopfhörern konzentriert arbeiten, damit du hier Geräusche und Ablenkungen besser ausblenden kannst.

Außerdem solltest du für diese Zeit Mail-Benachrichtigungen auf stumm schalten. Wichtig zu beachten ist, dass du den Einsatz der Pomodoro Technik mit deiner Chefin oder deine Chef zuvor absprichst. Wenn du hier das OK hast, kannst du dich voll und ganz auf das Abarbeiten der Aufgaben konzentrieren. Natürlich kann es sein, dass nicht jeder die Pomodoro Technik im Büro anwenden kann, es allerdings anzusprechen und zu fragen ist allerdings allemal einen Versuch wert!

Unser Selbstexperiment

Wir haben versucht, eine Woche alle Aufgaben mit Hilfe der Pomodoro Technik zu lösen. Wie es uns dabei gegangen ist? Wir verraten es dir!

Zu Beginn des Experiments wurden ein paar der Pomodoro Apps getestet, schlussendlich fiel die Wahl dann auf Plantie, da das bunte Design und der Anreiz mit Produktivität sogar Punkte zu sammeln, einfach ein kleiner, zusätzlicher Spaßfaktor war. 😊

Wie bereits vermutet war besonders der Anfang eher ungewohnt. Die Arbeit nach 25 Minuten zu stoppen, eine Pause einzulegen und erst dann weiterzuarbeiten hat schon ein wenig Überwindung gekostet und oft war die Verlockung groß, doch einfach noch 20 Minuten Arbeit dranzuhängen. Aber wir haben uns natürlich brav an die Vorgaben gehalten. Nach einem Tag wurden die 25 Minuten Arbeitszeit auf 30 erhöht, das ist aber wie bereits gehört Geschmackssache und wurde nur an persönliche Bedürfnisse angepasst.

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Das Ergebnis konnte sich schon nach einem Tag sehen lassen. Statt Ermüdung und Kopfscherzen von zu langem Sitzen vor dem Computer, war die Arbeit etwas schneller als sonst erledigt und sogar der Kopf war dank der Pausen um einiges entspannter. Nach etwas Einarbeitungszeit ist es dann auch leichter gefallen, sich in den 30 Minuten voll und ganz auf das Arbeiten zu fokussieren. Das Handy konnte ganz entspannt daneben liegen, ohne Drang, die neuesten Nachrichten, Social Media und Co zu checken.

Natürlich muss man unserer Meinung nach klar abgrenzen, für welche Aufgaben man die Pomodoro Technik heranzieht. Will man zum Beispiel etwas zu essen kochen, macht hier die Timer Funktion wenig Sinn, außer natürlich ein Kuchen muss für genau 25 Minuten in den Ofen. 😉 Man sollte also immer selber abschätzen, bei welchen Aufgaben die Pomodoro Technik hilfreich sein kann.

Unser Fazit: Die Pomodoro Technik hat, obwohl sie zu Beginn gewöhnungsbedürftig war, großen Spaß gemacht. Es war so möglich, in den Arbeitsphasen konzentriert und fokussiert zu arbeiten und so sogar gesamt Zeit einzusparen. Ob wir die Technik von nun an immer anwenden werden? Wahrscheinlich nicht. Aber für Aufgaben, die viel Konzentration benötigen oder die man schnell erledigen möchte ist die Pomodoro Technik eine super Lösung um konzentriert bei der Sache zu bleiben. Von uns gibt’s einen Daumen nach oben 👍

Für alle, die noch mehr zum Thema „Zeitmanagement“ erfahren möchten bieten wir ein spannendes Seminar zu diesem Thema an. Außerdem findest du in unserem Blog einen Artikel, mit vielen verschiedenen Zeitmanagement Methoden, bei denen du ausprobieren kannst, was dir am besten liegt und am meisten Spaß macht. Wir wünschen dir viel Vergnügen! 😊

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