Effizienz vs. Effektivität

Mit weniger Arbeit besser ans Ziel zu kommen ist unmöglich? Dann kennst du noch nicht den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität. Gerade im betriebswirtschaftlichen Gebrauch werden beide Begriffe oft synonym verwendet. Dieser Artikel soll dir dabei helfen zu verstehen, was die beiden Konzepte voneinander unterscheidet. Also was ist das jetzt genau und wo liegt denn der Unterschied?

Unterschiede „effizient“ und „effektiv“

Wenn eine Sache effektiv ist, heißt das nicht automatisch dass sie auch effizient ist. Um dir die Begriffe übersichtlicher zu vermitteln, habe ich dir untenstehend eine Tabelle eingefügt. Dort habe ich die Begriffe für dich differenziert. Dabei ist zu beachten, dass es jeweils um die Erreichung des Ziels geht. Das einzig augenscheinliche Unterscheidungsmerkmal ist der dafür benötigte Aufwand. Genau der kann nämlich sehr stark variieren.

Die Relevanz der Unterscheidung beider Begriffe zeigt sich aber meistens erst in der Anwendung. So ist es beispielsweise genauso effektiv zu Fuß von München nach Wien zu gehen, als würdest du stattdessen mit dem Flugzeug fliegen. Vorausgesetzt natürlich dein Ziel ist es nach Wien zu gelangen. Die weitaus effizientere Methode ist aber, wie du jetzt wahrscheinlich auch schon weißt, das Fliegen. Du kommst nämlich mit enorm vermindertem Aufwand zu genau demselben Ergebnis – deinem Ziel nach Wien zu gelangen.

Vorsicht: Nicht immer ist es das Ziel so effizient wie möglich zu sein. Beispielsweise kann es dir genau darum gehen eine Wanderung zu machen. Dann wäre mit dem Flugzeug zu fliegen zwar weniger Aufwand für dich, du würdest aber deine Wanderung verpassen.

Effizienz als Formel

Um die Unterschiede von Effizienz und Effektivität zu verdeutlichen, hilft es sich die Formeln der beiden Größen anzuschauen. Beide Kennzahlen beziehen sich auf die Wirtschaftlichkeit. Bei der Effektivität wird dabei das zu erreichende Ergebnis mit der bestmöglichen Zielerreichung ins Verhältnis gesetzt. Bei der Effizienz hingegen steht der dabei erbrachte Aufwand im Fokus.

• Ergebnis / Ziel = Effektivität
• Ergebnis / Aufwand = Effizienz

Ein bekanntes Beispiel, das gerne in dem Zusammenhang benutzt wird ist ein Unternehmen, das seine Markenbekanntheit steigern möchte. Dazu hat es zwei Möglichkeiten.

Möglichkeit 1: Das Unternehmen sendet einen Mitarbeiter von Haus zu Haus und lässt diesen Handouts / Flyer zu neuen Angeboten austeilen.

Möglichkeit 2: Das Unternehmen schaltet großflächige Werbekampagnen online und erreicht so tausende von Internetnutzern.

Grundsätzlich sind beide Methoden effektiv, da sie das vorgegebene Ziel von mehr Markenbekanntheit erreichen. Der einzige Unterschied in diesem Beispiel liegt also in der Effizienz. Nachdem die Online Werbekampagne mit weitaus weniger Aufwand verbunden ist und trotzdem zum selben Ziel führt, ist sie effizienter (ressourcenschonender).

Achtung: Auch hier gilt es zu beachten, effizienter heißt nicht automatisch besser. Wenn das Unternehmen aus unserem Beispiel nämlich einen hohen Wert auf enge Kundenbeziehungen legt, ist es wahrscheinlich die bessere Lösung einen Mitarbeiter von Tür zu Tür zu schicken. So bauen die Kunden nämlich eine intimere Beziehung zu dem Unternehmen auf.

Da es sich bei „Effizienz“ und „Effektivität“ um wissenschaftliche Begriffe handelt, gibt es natürlich auch eine Formel dafür.

Definition Effektivität

Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon ist Effektivität ein Beurteilungskriterium, mit dem sich beschreiben lässt, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel zu erreichen. Die Effektivität beschreibt also den Grad und die Qualität der Zielerreichung.

Definition Effizienz

Die Definition von Effizienz unterscheidet sich auf den ersten Blick kaum von der der Effektivität. Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon ist Effizienz nämlich auch ein Beurteilungskriterium, mit dem sich beschreiben lässt, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel zu erreichen. Das muss aber im Gegensatz zur Effektivität in einer bestimmten Art und Weise, nämlich beispielsweise unter Wahrung der Wirtschaftlichkeit, erfolgen. Wirtschaftlichkeit bedeutet in diesem Zusammenhang einfach ressourcenschonend.

Zusammenfassend beschreibt Effizienz also zwei Grundsätze, nämlich das Minimalprinzip und das Maximalprinzip.

• Das Minimalprinzip ist ein Grundsatz, bei dem ein bestimmter Erfolg (das Ziel) mit dem geringstmöglichen Mitteleinsatz erreicht wird.
• Das Maximalprinzip ist ein Grundsatz, bei dem mit einem vorbestimmten Mitteleinsatz der größtmögliche Erfolg erzielt wird.

Effektivität und Effizienz in der betrieblichen Praxis

Gerade für Unternehmen sind es Ziele zu wachsen und die Geschäftsprozesse zu optimieren. Anders gesprochen soll also die Effizienz des Unternehmens gesteigert werden. Dabei muss natürlich berücksichtigt werden, dass bei höherer Effizienz auch entsprechende Effektivität herrschen muss.

Mit Hilfe von Key Performance Indicators (KPI) können Effizienz und Effektivität im betrieblichen Kontext beurteilt werden. Durch die mathematische Auswertung kann der Grad der Effizienz eines ganzen Unternehmens oder aber nur einer Abteilung festgestellt werden. Die Kennzahlen machen es ersichtlich welcher Bereich seine Aufgaben erfüllt und mit welchem Aufwand die Zielvorgabe erreicht wurde. Für dieses Verfahren müssen messbare Eigenschaften herangezogen werden, um so ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten. Diese können natürlich auch unterschieden werden, indem man die Kennzahlen verschiedenen Unternehmensbereichen zuordnet. So gibt es KPIs für Management, Finanzen, Vertrieb, Marketing usw.

Hier habe ich dir eine kurze Übersicht über ein paar wichtige Key Performance Indicators (KPI) zusammengestellt:

• Akquisitionskosten eines Neukunden (Marketing)
• Customer Lifetime Value (Management)
• Kosten pro Klick (Marketing)
• Umsatzwachstum (Vertrieb)
• Mitarbeiterproduktivität (Personal)

Tipps zur Steigerung der Effizienz

Nachdem du jetzt verstehst was der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität ist, wirst du bestimmt nachvollziehen können, dass gutes Zeitmanagement effizient und nicht nur effektiv gestaltet sein sollte. Denn ein Tag hat nur 24 Stunden und daher gilt es, die Zeit, die dir an einem Tag bleibt, bestmöglich zu nutzen. Daher gebe ich dir jetzt 3 Tipps auf den Weg, damit auch du deine Effizienz steigern kannst. Mehr dazu lernst du in unserem Kurs über Zeitmanagement.

Tipp 1: Selbstmanagement statt Zeitmanagement

Hierbei geht es darum die altbekannte Ausrede „Ich habe keine Zeit.“ genauer unter die Lupe zu nehmen. Im (beruflichen) Alltag geht es nämlich sehr oft darum sich zwischen verschiedenen Möglichkeiten zu entscheiden. Dabei ist es enorm wichtig, richtig zu priorisieren. Aus der Schlussfolgerung ergibt sich schließlich, dass „Ich habe keine Zeit.“ eigentlich nur ein anderer Ausdruck für „Es ist nicht meine Priorität.“ ist.

Und genau deswegen ist Selbstmanagement so wichtig für dich. Werde dir klar darüber, wie du deine Zeit einteilen möchtest und was für dich dabei hohe beziehungsweise niedrige Priorität hat. Sobald du dir dieses Bewusstsein antrainiert hast, fällt es dir viel leichter Entscheidungen zu treffen. Außerdem kannst du so auch durch eine klare Planung der Zukunft deine Effizienz enorm steigern.

Tipp 2: Monotasking statt Multitasking

Einige Zeit lang wurde das Multitasking als ein Muss für effizientes Arbeiten im Büroalltag angepriesen. Es stellte sich aber heraus, dass Multitasking eigentlich ziemlich genau das Gegenteil bewirkt. Dadurch, dass sich unser Gehirn immer nur auf eine einzige Sache konzentrieren kann, verlieren wir viel Energie dabei, wenn wir uns auf mehrere Sachen gleichzeitig fokussieren müssen.

Die einfache Lösung für dieses Problem bietet Monotasking. Dabei weist du den jeweiligen Aufgaben eine Priorität zu und reihst sie so nacheinander. Dann arbeitest du Punkt für Punkt deine Liste ab und widmest deine Aufmerksamkeit dabei ausschließlich der Erledigung dieser einen Aufgabe. Klassische Ablenker wie Email, Handy oder sonstige Störfaktoren gilt es zu vermeiden. So kannst du weitaus effizienter deine Aufgaben erledigen und hast danach Zeit, dich anderen Dingen zu widmen.

Tipp 3: Pausen als Tool der Effizienzsteigerung

Wenn der Email Posteingang sich immer weiter füllt und die To-Do Liste endlos erscheint, werden als erstes die Pausen verkürzt oder sogar ganz gestrichen. Leider ist den wenigsten Leuten bewusst, dass das gerade kontraproduktiv wirkt. Denn der Körper braucht Pausen um den Stress bewältigen zu können. Durch eine kurze Pause kann sich dein Körper also regenerieren und so Stress bewältigen. Falls dich Stressbewältigung interessiert, schau doch in unserem Blogartikel Stress abbauen und verhindern vorbei.

Empfehlenswert ist es ca. alle 90 Minuten eine Pause von mindestens 5 Minuten einzulegen. Diese Pausenzeit solltest du dann aber aktiv nutzen um zu regenerieren. Social Media und andere Ablenkungen sind daher keine gute Idee. Spätestens alle 4 Stunden benötigt der Körper eine längere Ruhepause um wieder Energie zu tanken. In diesen längeren Pausen empfiehlt es sich natürlich etwas zu Essen. Nutze also dein neu angeeignetes Wissen und steigere deine Effizienz durch regelmäßige Pausen.

Wenn du Hilfe bei der Umsetzung dieser Tipps benötigst, schau doch bei unseren Seminaren vorbei. Dort findest du verschiedene Angebote, in denen auch Effizienzsteigerung und Produktivität ein Thema ist. Und nicht vergessen: In unserem Aus- und Weiterbildungsprogramm findest du tolle Lehrgänge um dich in deiner Freizeit effizient weiterzubilden. 😊